Пн-Пт 9:00-17:00
Сб 10:00-14:00
Ошибки в учете зарплаты и подрядчиков: чем рискует бизнес
Сотрудники, подрядчики по ГПХ и самозанятые — одна из самых чувствительных зон бухгалтерского учета. Ошибка в договоре, начислении, удержании НДФЛ, страховых взносах или отчетности может привести к доначислениям, штрафам, требованиям ФНС и спорам с работниками.
Проблема часто возникает не из-за злого умысла. Бизнес растет, появляются первые сотрудники, разовые подрядчики становятся постоянными, самозанятые выполняют регулярные задачи, а учет остается «как раньше»: выплаты посчитали вручную, договор скачали из интернета, чек забыли запросить, отчетность отправили в последний момент.
В результате предприниматель видит только расход денег, но не видит налоговый и кадровый риск.
Проблема часто возникает не из-за злого умысла. Бизнес растет, появляются первые сотрудники, разовые подрядчики становятся постоянными, самозанятые выполняют регулярные задачи, а учет остается «как раньше»: выплаты посчитали вручную, договор скачали из интернета, чек забыли запросить, отчетность отправили в последний момент.
В результате предприниматель видит только расход денег, но не видит налоговый и кадровый риск.
Ошибка 1. Зарплату считают как обычный платеж физлицу
Зарплата — это не просто перевод сотруднику. По каждому работнику нужно корректно начислить доход, удержать НДФЛ, рассчитать страховые взносы, отразить выплаты в отчетности и соблюсти сроки выплаты.
Роструд напоминает, что зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты закрепляются в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовом договоре. За задержку зарплаты работодатель может нести административную ответственность, а в отдельных случаях возможны более серьезные последствия.
Роструд напоминает, что зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты закрепляются в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовом договоре. За задержку зарплаты работодатель может нести административную ответственность, а в отдельных случаях возможны более серьезные последствия.
Если зарплатный учет ведется нерегулярно, ошибки быстро накапливаются: неправильно отражаются авансы, премии, отпускные, больничные, компенсации, удержания. Потом эти ошибки переходят в 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам и кадровую отчетность.
Ошибка 2. НДФЛ удерживают и отражают неправильно
Работодатель выступает налоговым агентом. Он должен правильно определить доход сотрудника, исчислить НДФЛ, удержать его при выплате и отразить данные в 6-НДФЛ.
Ошибки возникают, когда бухгалтерия не разделяет даты начисления и фактической выплаты, неверно отражает удержанный налог, путает выплаты за разные периоды или не учитывает разные ставки НДФЛ, если они применяются.
ФНС разъясняет, что в 6-НДФЛ отражаются суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом, а если налоговый агент выплачивал доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 2 заполняется по каждой ставке.
Ошибки возникают, когда бухгалтерия не разделяет даты начисления и фактической выплаты, неверно отражает удержанный налог, путает выплаты за разные периоды или не учитывает разные ставки НДФЛ, если они применяются.
ФНС разъясняет, что в 6-НДФЛ отражаются суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом, а если налоговый агент выплачивал доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 2 заполняется по каждой ставке.
Для бизнеса это риск не только штрафа за ошибочный расчет. Неверные данные могут привести к требованиям налоговой, расхождениям с расчетом по страховым взносам и дополнительным пояснениям.
Ошибка 3. Страховые взносы считают без проверки базы и статуса выплат
Страховые взносы нужно считать не «примерно», а по каждому физическому лицу и виду выплаты. Важно понимать, какие выплаты входят в базу, какие не входят, какие тарифы применяются и как данные попадут в расчет по страховым взносам.
ФНС указывает, что расчет по страховым взносам сдается в налоговый орган, а если сведения по физическим лицам содержат ошибки в суммах или недостоверные персональные данные, расчет может считаться непредставленным.
Это особенно опасно для бизнеса с сотрудниками и регулярными подрядчиками. Ошибка в СНИЛС, ИНН, суммах выплат или взносах может привести к отказу в приеме отчета. Формально компания могла отправить расчет, но для налоговой он не будет принят.
ФНС указывает, что расчет по страховым взносам сдается в налоговый орган, а если сведения по физическим лицам содержат ошибки в суммах или недостоверные персональные данные, расчет может считаться непредставленным.
Это особенно опасно для бизнеса с сотрудниками и регулярными подрядчиками. Ошибка в СНИЛС, ИНН, суммах выплат или взносах может привести к отказу в приеме отчета. Формально компания могла отправить расчет, но для налоговой он не будет принят.
Ошибка 4. Договор ГПХ используют вместо трудового договора
Договор ГПХ подходит для конкретной работы или услуги с понятным результатом. Но он не должен прикрывать обычные трудовые отношения.
Риск появляется, если подрядчик работает по графику компании, подчиняется руководителю, выполняет постоянную трудовую функцию, использует рабочее место работодателя, получает регулярную оплату как зарплату и фактически встроен в штатный процесс.
ФНС указывает, что самозанятые не могут привлекаться на трудовые функции по договорам ГПХ. Если в отношениях есть признаки трудовых, возможна переквалификация, а для заказчика — риски доначисления НДФЛ и страховых взносов.
Такая же логика применима и к обычным физлицам по ГПХ. Если договор называется гражданско-правовым, но по содержанию похож на трудовой, название договора не защитит бизнес.
Риск появляется, если подрядчик работает по графику компании, подчиняется руководителю, выполняет постоянную трудовую функцию, использует рабочее место работодателя, получает регулярную оплату как зарплату и фактически встроен в штатный процесс.
ФНС указывает, что самозанятые не могут привлекаться на трудовые функции по договорам ГПХ. Если в отношениях есть признаки трудовых, возможна переквалификация, а для заказчика — риски доначисления НДФЛ и страховых взносов.
Такая же логика применима и к обычным физлицам по ГПХ. Если договор называется гражданско-правовым, но по содержанию похож на трудовой, название договора не защитит бизнес.
Ошибка 5. С самозанятыми работают без проверки статуса и чеков
Самозанятый удобен бизнесу, когда он действительно оказывает самостоятельную услугу или выполняет работу как независимый исполнитель. Но для учета расходов и снижения налоговых рисков одного договора недостаточно.
Нужно проверять статус самозанятого на дату выплаты, получать чек из приложения «Мой налог» и хранить документы, подтверждающие реальность услуги. ФНС предоставляет бесплатный сервис проверки статуса плательщика налога на профессиональный доход; этот же сервис помогает убедиться, что человек зарегистрирован как самозанятый, а сформированные чеки отправляются в налоговую.
Если самозанятый потерял статус, не выдал чек или фактически выполняет трудовую функцию, у компании могут возникнуть обязанности по НДФЛ, страховым взносам и отчетности.
Нужно проверять статус самозанятого на дату выплаты, получать чек из приложения «Мой налог» и хранить документы, подтверждающие реальность услуги. ФНС предоставляет бесплатный сервис проверки статуса плательщика налога на профессиональный доход; этот же сервис помогает убедиться, что человек зарегистрирован как самозанятый, а сформированные чеки отправляются в налоговую.
Если самозанятый потерял статус, не выдал чек или фактически выполняет трудовую функцию, у компании могут возникнуть обязанности по НДФЛ, страховым взносам и отчетности.
Отдельный риск — работа с бывшими сотрудниками. ФНС напоминает о запрете на работу самозанятого с текущим или бывшим работодателем, если после увольнения прошло менее двух лет.
Ошибка 6. По ГПХ забывают про отчетность
Договор ГПХ — это не просто договор и акт. По нему могут возникать обязанности перед ФНС и СФР.
СФР разъясняет, что по договорам ГПХ в форме ЕФС-1 отражаются сведения о дате начала и окончания периода выполнения работ или оказания услуг, а также реквизиты договора. По новому договору ГПХ сведения нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора.
Есть нюанс с самозанятыми: если у организации-заказчика есть чек, сформированный самозанятым в установленном порядке, ЕФС-1 подавать не нужно. Если чека нет, а договор предусматривает вознаграждение, на которое начисляются страховые взносы, обязанность по отчетности может возникнуть.
Поэтому бухгалтер должен видеть не только штатных сотрудников, но и всех физлиц, которым бизнес платит деньги.
СФР разъясняет, что по договорам ГПХ в форме ЕФС-1 отражаются сведения о дате начала и окончания периода выполнения работ или оказания услуг, а также реквизиты договора. По новому договору ГПХ сведения нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора.
Есть нюанс с самозанятыми: если у организации-заказчика есть чек, сформированный самозанятым в установленном порядке, ЕФС-1 подавать не нужно. Если чека нет, а договор предусматривает вознаграждение, на которое начисляются страховые взносы, обязанность по отчетности может возникнуть.
Поэтому бухгалтер должен видеть не только штатных сотрудников, но и всех физлиц, которым бизнес платит деньги.
Что должен контролировать бухгалтер
В зарплатном и подрядном блоке бухгалтеру нужно контролировать несколько направлений одновременно:
По сотрудникам
Трудовые договоры, оклады, графики выплат, начисления, удержания, НДФЛ, страховые взносы, отпускные, больничные, компенсации, кадровые изменения и отчетность.
По ГПХ
Предмет договора, акты, даты начала и окончания работ, выплаты, НДФЛ, страховые взносы, ЕФС-1 и отражение данных в расчетах.
По самозанятым
Статус на дату выплаты, чек, содержание договора, отсутствие признаков трудовых отношений, связь с бывшими сотрудниками, документы для подтверждения расходов.
По отчетности
6-НДФЛ, расчет по страховым взносам, персонифицированные сведения, ЕФС-1 и корректность персональных данных. ФНС отдельно указывает, что персонифицированные сведения по физическим лицам представляются по выплатам и вознаграждениям за предшествующий месяц, а ошибки в персональных данных могут помешать приему расчета по страховым взносам.
Когда бизнесу стоит проверить учет зарплаты и подрядчиков
Проверка нужна, если в компании появились первые сотрудники, бизнес регулярно платит физлицам по ГПХ, часть задач отдали самозанятым, бухгалтерия ведется нерегулярно или налоговая уже прислала требование.
Также учет стоит проверить перед ростом штата, сменой бухгалтера, переходом на бухгалтерское сопровождение или подготовкой годовой отчетности. Чем больше выплат физическим лицам, тем выше цена ошибки.
Также учет стоит проверить перед ростом штата, сменой бухгалтера, переходом на бухгалтерское сопровождение или подготовкой годовой отчетности. Чем больше выплат физическим лицам, тем выше цена ошибки.
Как «Олимп» может помочь
Юридическое агентство «Олимп» оказывает бухгалтерские услуги для ООО и ИП, включая бухгалтерскую отчетность, заполнение деклараций, комплексное бухгалтерское сопровождение, кадровый учет, расчет заработной платы и налогов.
Специалисты могут проверить зарплатный учет, отчетность, договоры с физлицами и самозанятыми, корректность начислений, удержаний и документов. Это помогает бизнесу не ждать требования от ФНС или СФР, а заранее привести учет в порядок.
Специалисты могут проверить зарплатный учет, отчетность, договоры с физлицами и самозанятыми, корректность начислений, удержаний и документов. Это помогает бизнесу не ждать требования от ФНС или СФР, а заранее привести учет в порядок.
Получите консультацию юриста, адвоката или бухгалтера сейчас
Звоните по телефону: +7 (4822) 45-00-25
Мы также ждем Вас в нашем офисе по адресу:
г. Тверь, ул. Московская, д. 26, помещение LIV.
г. Тверь, ул. Московская, д. 26, помещение LIV.