кадровый учет в организации

Кадровый учет обязан вести любой работодатель после приема на работу хотя бы одного сотрудника. На некоторых предприятиях ведение такой документации отдают в работу бухгалтеру. Для выполнения необходимо знать нормы трудового законодательства, положения о соответствующих документах.

Что такое кадровый учет?

Ведение кадрового учета — это необходимость своевременного заполнения и подписания определенных типов документов. Для разных этапов трудовых отношений оформляются разные бланки и шаблоны. К обязательным относятся:

прием по трудовому договору, перевод с одной должности на другую, увольнение;
направление работника в командировку, предоставление отпускных дней;
учет больничного листа, предоставление дней в счет отпуска или за свой счет;
контроль отработанного сотрудником времени и другие операции.

В 2021 году были внесены изменения в Трудовой кодекс РФ, оформление приказа о приеме на работу больше не является обязательным. Для подтверждения сторонам достаточно подписать трудовой договор.

Для чего вести кадровый учет?

Кадровый учет в организации — это требование действующего законодательства. Наличие корректно заполненных документов позволяет подтвердить:

наличие трудовых взаимоотношений;
осведомленность работника об условиях, согласно которым ему необходимо выполнять свою трудовую функцию (график работы, место работы, внутренние правила и другое);
обосновать причину отсутствия сотрудника на закрепленном месте (командировка, больничный, иное).

Документальное оформление — это также способ защиты сторон в случае возникновения конфликтной ситуации. Документы кадрового учета необходимо в определенные сроки предоставлять в СФР, ФНС, военкомат. В случае оформления трудовых отношений с иностранцем, извещается ГУ по вопросам миграции, МВД. Если на предприятии принято решение сократить штатное расписание, отправляется уведомление в центр занятости по региону.

Какие документы необходимо иметь на предприятии

Для организации кадрового делопроизводства необходимо разработать несколько внутренних ЛНА (локальный нормативный акт). Договор и соглашение о расторжении (увольнении) разрабатывается с учетом условий рабочих обязанностей сотрудника. Отдельно разрабатываются локальные акты компании: ПВТР (положение о распорядке в компании), ЛНА о получении и взаимодействии с персданными сотрудников, иные документы.

При организации бухгалтерского кадрового учета можно использовать шаблоны документов. Но их в любом случае необходимо дорабатывать под действующие условия на предприятии. При этом важно получить от бухгалтера согласие в письменном виде на ведение кадрового делопроизводства. Если таких обязанностей нет изначально, заставить бухгалтера нельзя.

Что грозит, если нет учета

Система кадрового учета подразумевает, что действия сторон договора задокументированы, учтены и подтверждены. Исполнение норм ТК РФ контролирует Государственная инспекция труда. За выявленные нарушения предусмотрены санкции:

нет трудового договора — штрафы от 20 до 100 тыс. руб.;
нет подписи работника об ознакомлении его с внутренними документами компании — от 1 до 50 тыс. руб.;
нет своевременного уведомления в МВД — от 35 до 800 тыс. руб.;
нет подтверждения, что работник дал разрешение на обработку персданных — от 100 до 800 тыс. руб.

За каждое действие/бездействие предусмотрены взыскания и иная ответственность. Важно знать, что штраф назначается за каждый эпизод отдельно. Например, если у ИП нет одного договора, назначат 10 000 руб., если нет пяти — 50 000 руб. Повторные нарушения штрафуются в большем размере. Должностное лицо могут подвергнуть дисквалификации.

Наша компания знает о важности сроков исполнения требований законодательства. Грамотное и своевременное ведение кадрового делопроизводства — это значительная экономия денежных средств (не будет штрафов), защита работодателя от недобросовестных действий работников. Не обязательно брать в штат отдельного сотрудника или перегружать бухгалтера дополнительными обязанностями. Передача обязанностей на аутсорсинг — гарант вашей безопасности.

Получите консультацию юриста, адвоката или бухгалтера сейчас

Звоните по телефону: +7 (4822) 45-00-25

Позвонить

Мы также ждем Вас в нашем офисе по адресу:
г. Тверь, ул. Московская, д. 26, помещение LIV.

Больше полезной Информации:

Ответственность и обязанности лица, ведущего бухучет предприятия

Внесение изменений в уставные документы при смене адреса

Внесение изменений в уставные документы при смене адреса организации.